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Hojas de tiempo para tus empleados: ¿por qué es importante esta herramienta?

Tabla de Tiempo

Es poco común encontrar un pequeño negocio que desde el principio utilice hojas de tiempo (time sheets) para sus empleados. Estas tablas nos recuerdan nuestros propios comienzos, los cuales, en muchos casos, fueron difíciles y con condiciones poco favorables. Ahora, sin embargo, muchos tenemos nuestros propios negocios, y con ellos, hemos adquirido nuevas responsabilidades. Si te preguntas si eres el único en esta situación, mira a tu alrededor: el número de empresarios y emprendedores latinos, según un estudio publicado por el fondo Partnership for a New American Economy, y reseñado en Dinero en Imagen, se triplicó desde 1990 hasta 2012, llegando a contar más de dos millones. En parte, estos latinos son uno de los factores más importantes en la creación de empleos y en la recuperación de la recesión que se vivió entre 2007 y 2009. Los hispanos, muchos dueños de pequeños negocios, somos parte fundamental del progreso y del desarrollo de la economía en Estados Unidos.

Como puedes ver, las cosas han cambiado desde cuando muchos empezamos. No solo eso; ahora que estamos del otro lado y somos los dueños del negocio, debemos entender que aquellos que, por ejemplo, insistían tanto en que usáramos las hojas de tiempo, tenían razón: la información que se obtiene de las mismas es muy útil; lo que tenemos que hacer es usarla para mejorar el desempeño y la eficacia de nuestros trabajadores y para el beneficio de cada uno de ellos.

Las hojas de tiempo, aun cuando le parecen al empleado una pérdida de tiempo, son realmente útiles, pues permiten saber y predecir cómo está funcionando tu empresa. Por ejemplo, nos permiten contestar interrogantes tales como: ¿están tus trabajadores trabajando horas extras todas las semanas?; ¿es algo temporal o es una muestra de que quizá es hora de contratar más gente? Adicionalmente: ¿están tus empleados llegando a tiempo, o tarde?

Muchos empresarios cometen el error de no explicar el uso real de estas hojas de tiempo, lo que hace pensar a sus empleados que su implementación significa sólo una forma más de control. Habla con tus empleados sobre el tema, aclárales qué son estas hojas de tiempo, qué se busca lograr con ellas y cómo les beneficiarían, de manera que tengan la motivación de ayudar.

Ahora, estás listo para empezar, pero no sabes muy bien cómo crear estas hojas de tiempo. Puedes acudir a ehow en Español, donde te enseñarán a crear una en Excel. Adicionalmente, el sitio de Microsoft posee unas plantillas para tarjetas de tiempo mensuales y anuales que te pueden servir como referencia.

Uno de tus retos más grandes una vez que entiendas la importancia de estas hojas de tiempo es lograr que tus empleados las completen. Recuerda que ahora eres tú el jefe y que es importante no repetir los errores de otros. No se trata de un simple capricho; por el contrario: aprovecha la oportunidad para enseñarles a tus empleados, mostrándoles cómo estas van a ayudar a balancear su carga de trabajo, lo que se traducirá en una mayor efectividad y una mayor retribución de dinero y tiempo libre para pasar con sus familias.

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